In fast jeder Stellenausschreibung steht, dass man beim neuen Arbeitgeber eine „umfassende und strukturierte Einarbeitung“ erwarten darf. Das klingt erst einmal bisschen schwammig und so genau weiß man nicht, wie es am Ende abläuft. Natürlich wollen auch wir unseren neuen Kolleginnen und Kollegen eine umfassende Einarbeitung anbieten, so einfach ist das aber gar nicht. Gerade unsere Mitarbeitenden in den Projekten sind nicht täglich in unseren Niederlassungen in Meerane, Leipzig, Dresden oder Jena vor Ort. Demnach stehen wir vor einer kleinen Herausforderung. Davon lassen wir uns aber nicht abschrecken, sondern wir haben eine andere Möglichkeit zum Onboarding gefunden. Zum Großteil findet die Einarbeitung nämlich digital statt. Da wir in den meisten Vorstellungsgesprächen nach dem Ablauf der Einarbeitung gefragt werden, wollen wir euch gern zeigen, was auf euch zukommt. Dafür haben wir mit unserem Onboarding-Spezialisten Stefan gesprochen, der seit einem Jahr die digitale Einarbeitung erarbeitet.
Hallo Stefan, danke dir erst einmal, dass du dir die Zeit nimmst. Wie läuft denn der Onboarding-Prozess bei uns ab?
Ich fange am besten mal mit dem Prozess für unsere Kolleg*innen in den Projekten an. Nachdem bei uns der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, bekomme ich die Info, dass wir im Team bald Zuwachs bekommen. Ungefähr eine Woche vor dem eigentlichen Arbeitsstart bekommen alle Neuen dann eine Mail mit Infos zum ersten Arbeitstag. Außerdem bekommen sie in dieser Herzlich-willkommen-Mail auch ihren Zugang zu elearnio. Das ist die Plattform, mit der wir das Onboarding gestaltet haben. Wir starten also schon vor dem ersten Arbeitstag mit einem kleinen Preboarding-Kurs. Die Inhalte sind meist auch auf unsere Projektpartner angepasst. Das heißt, wenn beispielsweise jemand bei unserem Partner Porsche eingesetzt ist, bekommt er oder sie einen Lageplan vom Gelände dazu. So weiß man direkt, wo man am ersten Tag hinmuss und wo man sich vor Ort melden soll. Bei einem anderen Projektpartner ist zum Beispiel die Unternehmenssprache Englisch. Auch hier wollen wir von Anfang an die Möglichkeit bieten, sich mit den unternehmensspezifischen Fachtermini vertraut zu machen. Das haben sich Mitarbeitende gewünscht, als ich beim Sommerfest mit ihnen gesprochen habe. Ich versuche also den Input von den Menschen mitzunehmen, die das Onboarding bereits durchgemacht haben.
Grundsätzlich werden aber auch Schulungen zum Thema Arbeitsschutz, Datenschutz und andere Unterweisungen über elearnio abgebildet.
Außerdem wollen wir den Mitarbeitenden neben dem Onboarding auch die Möglichkeit bieten sich weiterzubilden. Da geht es um arbeitsspezifische Softskills wie Präsentationstraining oder auch Arbeitsgesundheit. Die Plattform soll also nach dem Onboarding nicht direkt wieder verlassen werden.
Das klingt auf jeden Fall umfangreich. Wie unterscheidet sich das Onboarding der Projektmitarbeiter von dem der EffiCon-Verwaltungsmitarbeiter*innen?
Das Grundkonzept ist zunächst mal gleich, gerade was Arbeits- und Brandschutzausbildung betrifft. Die spezifischen Inhalte unterscheiden sich aber. Wenn zum Beispiel jemand im Recruiting anfängt, gibt es eine Einführung in unser Bewerbermanagement-Tool. Im Marketing können das dann Inhalte sein zum Thema Adobe. Neue Vertriebler*innen bekommen Inhalte zum Thema Einstellungsgespräche. Es variiert also ganz stark, je nachdem wo die Person eingesetzt wird.
Okay, du meintest ja, dass der Onboarding-Prozess etwa eine Woche vorm ersten Arbeitstag beginnt. Wie lange zieht sich das?
Das ist sehr unterschiedlich, da wir aktuell keine Erinnerungen oder ähnliches rumschicken, sondern die Leute erstmal ohne Druck machen lassen. Man muss auch bedenken: Machen sie das dann direkt alles vorm ersten Arbeitstag? Die Antwort ist nein. Viele schauen es sich vor dem ersten Tag gar nicht an und das ist auch völlig in Ordnung. Meist dauert das digitale Onboarding aber ungefähr zwei bis drei Wochen, denn es soll ja in die allgemeine Arbeitszeit integriert sein.
Man muss aber auch bedenken, dass man direkt beim Projektpartner ja auch eine Einarbeitung bekommt, die Zeit in Anspruch nimmt. Das ist dann schon sehr viel Input.
Genau, ich mache hier ja „nur“ das digitale Onboarding. Der Onboarding-Prozess im Gesamten, also auch die analogen Angebote, bei denen die Kolleg*innen persönlich etwas erklären… das dauert natürlich deutlich länger. Die analoge Einarbeitung ist bei EffiCon auf ca. 6 Monate geplant.
Und wahrscheinlich kommen auch danach noch neue Aufgaben, in die man eingearbeitet werden muss.
Stimmt, der Lernprozess ist ja nach der Probezeit nicht abgeschlossen. Und das ist das Spannende, denn hier kann ich mir überlegen: Welche Angebote können wir für die Mitarbeitenden schaffen, um das selbstständige Lernen zu unterstützen?
Wo siehst du die Vorteile vom digitalen Onboarding?
Man ist vor allem nicht an einen Ort oder an eine Zeit gebunden. Also ich als Wissensvermittler muss nicht dabei sein. Und der oder die Lernende kann das Onboarding absolvieren, wenn dafür Zeit ist. Hier müssen wir nur aufpassen, dass nicht alles am Wochenende bzw. in der Freizeit erledigt wird, denn so soll es auch nicht sein. Ein großer Vorteil ist außerdem, dass man sich als Lernender selbst eine Richtung weisen kann und kaum begrenzt ist. Es gibt so viele Online-Angebote zum Lernen.
Bekommst du Feedback für die Kurse?
Klar, das hole ich mir ein. Ich sehe ja, wenn jemand mit dem Programm durch ist und es abgeschlossen hat. Dann telefonieren wir meist und besprechen, was ihnen gefallen hat und was nicht so interessant war. Es war noch nie krass schlecht, aber die ein oder andere Anmerkung höre ich im Nebensatz schon heraus. Oft kommen da Hinweise, an die ich nie gedacht hätte und so muss das ja sein.
Wird das digitale Onboarding insgesamt gut angenommen?
Aus meiner Sicht wird es gut angenommen. Klar gibt es immer drei, vier Leute, die es gar nicht erst versuchen. Aber die, die den Kurs abgeschlossen haben, fanden ihn durchweg positiv. Vielleicht muss man ein bisschen nach dem Alter differenzieren. Die sehr jungen Mitarbeiter*innen waren sehr angetan von dem Angebot. Mit steigendem Alter nimmt die Euphorie ein kleines bisschen ab, wobei auch hier die Ausnahmen die Regel bestätigen. Es kommt eben darauf an, inwiefern man mit Technik groß geworden ist. Der Kerngedanke ist auf jeden Fall, dass wir versuchen das Onboarding nicht am Mitarbeitenden vorbeizuentwickeln, sondern sie von Anfang an mit einzubeziehen.
Das ist doch ein sehr gutes Schlusswort. Danke dir, Stefan!